首先，對檔案館里面的每件文件都貼上RFID標(biāo)簽，并向RFID標(biāo)簽寫入該文件的基本以及相關(guān)信息。同時通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將其信息存放在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。我們不僅可以隨時從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取文件的各種信息，進(jìn)行統(tǒng)計分析，而且可以通過讀寫器讀取每件文件的各種信息。

查找：通過讀寫器讀取RFID標(biāo)簽的文件信息。利用手持讀寫器快速、準(zhǔn)確地查找需要的文件。提高人工的查找文件的效率，減少了查找文件的時間。

定位：通過運用RFID標(biāo)簽可以方便地對文件進(jìn)行分揀、儲存。由于RFID標(biāo)簽會準(zhǔn)確地提供文件的相關(guān)信息，從而確保存放的地點和時間。這樣就大大減輕了工作員的時間和壓力。

整理：RFID可以解決檔案館的種類繁多不易管理、文件在運送和保管過程中容易損壞以及文件不易識別等問題；此外，借著RFID標(biāo)簽所記錄的資料信息，可以在文件出入檔案館時，讓工作人員不用拆開文件檢查、人工閱讀，就能知道里面資料的基本信息，如此一來不僅節(jié)約了時間和降低了人力成本，更能提升整個檔案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。

監(jiān)管：通過讀寫設(shè)備進(jìn)行檔案文件的監(jiān)管，智能搜索，自動檢查，操作引導(dǎo)提示。

監(jiān)視管理檔案文件：所有需要監(jiān)視的檔案，均處于讀寫設(shè)備讀取區(qū)域中，并且可以實時監(jiān)控所有的文件是否在指定位置，如果檔案文件未經(jīng)許可的拿出/放入，將傳送提示給計算機(jī)控制中心，并且，讀寫設(shè)備將按照制定的程序進(jìn)行提示、報警等操作。

智能搜索，自動檢查，操作引導(dǎo)：在繁多檔案文件中，讀寫設(shè)備可以輕易的找到指定的檔案文件，并且返回文件所處位置給計算機(jī)控制中心，同時在檔案文件所處位置上的設(shè)備有相應(yīng)的提示。